Online toplantılar için verimlilik ipuçları

Artık her anımız Covid19 nedeni ile online oldu. Peki ne kadar verimlisiniz?

Covid-19 ile hızlı bir geçiş yaptığımız dijital dünya, tüm sektörlerde iş yapma kuralını baştan aşağı değiştirdi. Birkaç hafta içinde yüz yüze görüşmelerin yerini online görüşmeler, toplantı odalarının yerini Zoom, Teams, Webex gibi platformlar aldı. Bu durumun doğal sonucu olarak video toplantılar günümüz profesyonellerinin hayatlarının önemli bir parçası haline geldi.

Fakat online toplantıların yüz yüze görüşmelere göre bazı dezavantajları bulunuyor. Bunlardan en önemlisi iletişimin üç unsurundan (görsel-sözel-vokal) görselin yani beden dili kullanımının olmaması. Dolayısıyla mesajımızı çoğu zaman sadece ses ve sözcüklerle iletebiliyoruz. Beden dilinin iknadaki rolünü sözcükler ve ses üzerinden çözmeye çalışıyoruz. Sözcüklerle duyguya dokunmak, görsel imgeler yaratmak, ses tonumuzdaki farklılıklarla odağı tutmak çok daha önemli hale geliyor.

Yaptığımız online toplantıların verimli geçmesini, aktardığımız mesajların dinleyiciler için akılda kalıcı ve etkili olmasını nasıl sağlayabiliriz, gelin birlikte bir bakalım…

Kamera Açılsın 

Bilimsel araştırmalar, yüz yüze iletişimin diğer iletişim türlerinde eksik olan önemli sinirsel özelliklere sahip olduğunu gösteriyor. Buna vücut dilinin önemli etkileri de dahil. 

Fiziksel mesafe aynı zamanda psikolojik mesafe yarattığı için duygusal düzeyde bağlanmayı zorlaştırıyor. Yüz yüze kadar ideal olmasa da diğer kişiyi görmemizi ve duymamızı sağlayacak şekilde bağlantı kurmak, insanların aidiyet duygusu hissetmelerini, aktif dinlemeyi, odaklanmayı güçlü bir şekilde arttırıyor.

Dikkat Dağıtıcılardan Uzak Durun

University of California'dan, Irvine'de dijital dikkat dağınıklığı üzerine çalışan Gloria Mark'a göre, bir kesintiden sonra orijinal göreve dönmek ortalama 23 dakika sürüyor. Diğer bir deyişle, online toplantı sırasında 30 saniye Twitter akışına bakayım dediğinizde toplantıya odaklı bir şekilde dönmeniz 30 saniye artı 23 dakika oluyor. Benzer bir çalışmada ortalama bir kişinin e-postalarını günde 74 kez kontrol ettiğini ve spektrumun en üst seviyesindeki bazı kişilerin günde 435'e kadar kontrol ettiğini belirtiyor. Dolayısıyla toplantı sırasında sosyal medyaya bakmak, mailleri kontrol etmek, Whatsapp mesajlarını cevaplamak verimliliği ciddi anlamda düşürüyor.

Dahil Edin

Julian Treasure, Daha İyi Dinlemenin 5 Yolu TED konuşmasında, günlük iletişimlerde zamanın yüzde 60’ını dinlemeye ayırdığımızı fakat duyduklarımızın sadece yüzde 25’ini aklımızda tutabildiğimizi söylüyor. Karşımızdaki kişilerin bizi odaklı bir şekilde dinlemesi için katılımcıların toplantıya dahil olması gerekiyor. Özellikle toplantı moderatörlerine burada çok iş düşüyor. İnsanların fikrini sormak, onlara roller vermek ve toplantının interaktif geçmesini sağlamak oldukça önemli. Belki de burada iletişimin en önemli unsuru soru sormak olacaktır. Açık, kapalı veya retorik sorular dikkati çekme, odağı tutma ve katılımcıların dahil olması için önemli. Voltaire’in dediği gibi “Bir insanı yanıtlarından çok sorularına göre yargılayın.”

Farklılıkları Dinliyoruz

Sesinizi etkin kullanın. Lineer bir konuşma yerine, iniş çıkışları olan, tonlamalara özen gösterdiğiniz bir iletişim kurun. Mükemmel bir projenin sonucunu anlatıyor olsanız dahi sesiniz tekdüze ve yorgun geliyorsa kimse sizi dinlemeyecektir. Bir toplantıda nasıl konuştuğunuz, anlattığınız konu kadar önemlidir. İki dakika boyunca aynı sesi duyduğunuzda artık onu fark etmemeye başlıyorsunuz. İnsan aynı ses tonuyla anlatılan bir konuyu bir süre sonra dinlemeyi bırakıyor. Durum böyle olunca sesinizdeki farklılıklar dinleyici açısından önemli hale geliyor.

Hikayeleştirme Tekniklerini Kullanın

Yazının başında da ifade etiğimiz gibi iletişimin üç önemli unsurundan görseli kaybettiğimiz için sözcüklerle bu görseli ve duyguyu yaratmamız gerekiyor. Dolayısıyla toplantılarda, sunumlarda hikayeleştirme tekniklerini kullanarak mesajlarınızı daha akılda kalıcı şekilde verebilirsiniz. Örneğin katıldığınız bir toplantıda söz sırası size geldiğinizde metafor kullanmanız ya da online bir sunuma küçük bir hikaye veya anekdotla başlamanız dinleyicilerin dikkatini en üst seviyede tutmasını sağlayacaktır.

Maalesef çoğumuz online toplantı sırasında birden fazla iş yapabilen, dikkat dağıtıcı şeyleri dahi yönetebilen insanlar değiliz. Efsanevi yönetim danışmanı ve yazar Peter Drucker'ın söylediği gibi, "Elbette Mozart diye birisi vardı. Görünüşe göre aynı anda birkaç kompozisyon üzerinde çalışabilirdi. Ama bilinen tek istisna o. Birinci dereceden diğer üretken besteciler; örneğin Bach, Handel, Haydn veya Verdi, her seferinde bir eser besteledi. Bir öncekini bitirene kadar ya da o an üzerinde çalışmayı bırakıp çekmeceye koyana kadar bir sonrakine başlamadılar.”